در اکسل هر سلول دارای یک اسم است که بهمنظور آدرس دهی به آن در یک تابع یا فرمول باید آن اسم را وارد کرد. ولی در بعضی از مواقع مانند مثال
=SUM(A1:A100)
میخواهیم یک محدوده را بهعنوان ورودی ثبت نماییم، در این حالت کافی است مطابق ذیل عمل کرد.
محدودهها در اکسل بهصورت محدودههای مستطیلی تعریف میشوند که با نقطه ابتدایی ( اولین سلول محدوده واقع در نقطه بالا سمت چپ آن محدوده) و نقطه پایانی محدوده (آخرین سلول از محدوده واقع در نقطه پایین سمت راست محدوده) نمایش داده میشود، برای مثال محدوده مستطیل شکل که از سلول B2 شروع میشود و به سلول E5 ختم میشود بهصورت B2:E5 تعریف میشود، بهعبارتدیگر مقدار فرمول
=SUM(B2:E5)
بیانگر جمع تمامی اعدادی است که در این محدوده واقعشدهاند.
آدرس دهی دو محدوده گسسته
در حالتی که دو محدوده گسسته باشند در تابع SUM بهجای علامت “:” از علامت “,” استفاده میشود، برای مثال اگر محدوده ما شامل تنها دو سلول B2 و E5 باشند تابع SUM بهصورت
=SUM(B2,E5)
تعریف میشود که در این حالت خروجی تابع برابر با جمع دو سلول B2 و E5 خواهد بود.
بهعبارتدیگر در نحوه تعریف محدودهها علامت “,” به معنی “و” خواهد بود و علامت “:” به معنی “تا”، لذا عبارت N2:X15 بیانگر محدوده مستطیل شکل از سلول N2 تا X15 خواهد بود و عبارت N2,X15 بیانگر دو سلول N2 و X15 . بهصورت مشابه میتوان محدودهای را بهصورت B2:E5,N2:X15 تعریف نمود که این محدوده شامل دو محدوده گسسته میباشد که اولی عبارت است از تمامی سلولها در محدوده B2 تا E5 و دومی برابر است با کلیه سلولها در محدوده N2 تا X15.
آدرس دهی به یک ستون به صورت کامل
در حالت دیگر اگر بخواهیم تمامی سلولهای یک ستون مثل ستون A را بهعنوان ورودی تابع تعریف کنیم، آن محدوده بهصورت A:A تعریف میشود و اگر بخواهیم چند ستون مجاور هم را تعریف کنیم، کافی است اسم ستون اول و آخر را تعریف کنیم، برای مثال مقدار تابع
=SUM(A:E)
برابر است با جمع تمامی اعداد ثبتشده در ستونهای A تا E.
بهصورت مشابه اگر بخواهیم آدرس یک ردیف مثل ردیف ۲ را بهعنوان ورودی تابع SUM ثبت کنیم کافی است از عبارت
=SUM(2:2)
استفاده کرد و اگر بخواهیم جمع مقادیر ثبتشده در ردیفهای ۲ تا ۵ را به دست آوریم، کافی است از فرمول =SUM(2:5) استفاده کرد.
ترفند آدرس دهی
باوجود آموزشهای گفتهشده در این بخش شاید راحتترین روش برای آدرسدهی، استفاده از موس باشد، بدینصورت که بعد از واردکردن علامت مساوی و آوردن اسم تابع و به دنبال آن باز کردن پرانتز، با کلیک کردن بر روی هر سلول یا انتخاب هر محدوده، اسم آن سلول یا محدوده بهعنوان یک ورودی در آن تابع وارد میشود . به دنبال آن میتوان علامت “,” از صفحهکلید (در بعضی از سیستمها بهجای آن از علامت “;” استفاده میشود) را وارد کرد و دوباره از موس برای انتخاب محدوده دیگر بهعنوان ورودی دیگر استفاده نمود. این کار را میتوان برای آدرسدهی در کاربرگ یا کارپوشههای متفاوت نیز استفاده نمود بدینصورت که بهمنظور آدرسدهی در یک کاربرگ دیگر بعد از ثبت مساوی به آن کاربرگ رفته و سلول یا محدوده مدنظر در آن کاربرگ را انتخاب کرده تا آدرس آن بهعنوان جزء فرمول وارد شود. در بخشهای بعدی به اصول آدرسدهی بین کاربرگ و کارپوشه با جزئیات بیشتری پرداخته خواهد شد.
در حالت های پیشرفته تر میتوان به سلول یک شیت دیگر یا یک فایل اکسل دیگر نیز آدرس داد.