مرتب سازی سفارشی (Custom Sort) عبارت است از مرتب کردن داده ها بر اساس سلیقه خودمان. در حالت عادی برای مرتب کردن داده‌ها (Sort) میتوان از ابزار Sort در تب Data استفاده کرد که شامل دو حالت مرتب سازی از کوچک به بزرگ و بزرگ به کوچک (یا به ترتیب حروف الفبا و عکس حروف الفبا) می‌باشد. ولی در برخورد با داده های کیفی ترتیبی هیچ یک از این دو گزینه مد نظر ما نیست.

برای مثال اگر در یک ستون لیست ماههای شمسی را ثبت کنیم و بخواهیم داده ها به ترتیب ماه مرتب شوند، هیچ یک از دو حالت فوق کارامد نمی‌باشند.

روش اجرا

در این حالت، ابتدا باید ترتیب داده ها برای اکسل مشخص شود (این عمل یکبار صورت میگیرد و در تمامی فایلها قابل استفاده می‌باشد) به این صورت که ابتدا لیست تمامی ماه‌ها را به ترتیب در یک ستون وارد می‌نماییم و از تب File، قسمت Option، حالت Advanced را انتخاب کرده و در بخش General بر روی گزینه Edit Custom List کلیک نموده تا پنجره زیر مشاهده شود.

سپس در قسمت پایین ادرس سلولهایی که ماههای شمسی در آنها ثبت شده است را وارد نموده و بر روی گزینه Import کلیک کرده تا لیست ماهها در قسمت Custom List مشاهده شود. از این مرحله به بعد در تمامی فایلهای اکسل، لیست و ترتیب ماههای شمسی تعریف شده است و میتوان با نوشتن اسم یک ماه و اعمال کردن برای سلول های دیگر، لیست ماهها را به ترتیب داشته باشیم.

بعد از تعریف ترتیب ماههای شمسی، به منظور مرتب سازی اطلاعات بر اساس ماههای شمسی، کافی است که از تب Data، بر روی گزینه Sort کلیک کرده و در صفحه باز شده، در قسمت Column نام ستونی که اسامی ماهها در آن ثبت شده است را انتخاب نماییم و در قسمت Order گزینه Custom List را و در پنجره باز شده، از قسمت Custom List حالت ماههای شمسی را بر گزیده تا با Ok نمودن تمامی پنجره ها، داده ها به ترتیب ماههای شمسی مرتب شوند.

در مثال فوق اگر در یک ستون شماره سال و در ستون دیگر نام ماه شمسی ثبت شده باشد و بخواهیم داده ها به ترتیب سال مرتب شوند و داده های هر سال به ترتیب ماه، کافی است در پنجره Sort بر روی گزینه Add Level کلیک کرده تا دو قسمت برای تعریف معیار مرتب سازی ایجاد شود، سپس در قسمت بالایی ستون سال و در قسمت پایینی ستون ماه به صورت Custom List انتخاب شود.