ابزار Data Validation در تب Data برای محدود کردن اطلاعات وارد شده درون یک سلول استفاده میشود و فرآیند تعریف آن به این صورت است که با انتخاب محدوده مد نظر و انتخاب Data Validation از تب Data آن پنجره ای مانند شکل زیر باز میشود.
با انتخاب حالتهای مختلف برای گزینه Allow محدودیتهای مختلفی برای ورود اعداد اعمال می گردد و این قسمت شامل حالتهای ذیل می‌باشد:
Any Value: این حالت، پیش فرض تمامی سلولها است و بدین معنی است که هر مقدار از جنس متن یا اعداد قابل قبول است.
Whole Number: این حالت به معنی اعداد صحیح است و بعد از انتخاب آن تنها ورود اعداد صحیح در محدوده انتخاب شده مجاز است (کاربر نمیتواند متن یا عدد غیر صحیح وارد نماید). بعد از انتخاب این حالت گزینه Data فعال شده که به شما اجازه میدهد محدوده های متفاوتی برای اعداد مجاز مد نظر تعریف نمایید.
Decimal: این حالت همانند حالت Whole Number بوده با این تفاوت که در این حالت اعداد اعشاری نیز قابل پذیرش می‌باشد.
List: این حالت برای زمانی که بخواهیم برای ورود اطلاعات لیستی در اختیار کاربر قرار دهیم و کاربر قادر به انتخاب گزینه ای از درون ان لیست باشد مناسب است.
Date: با انتخاب این حالت کاربر تنها مجاز به ورود تاریخ درون آن سلول می‌باشد.
Time: با انتخاب این حالت کاربر تنها مجاز به ورود مقادیر ساعت و زمان می‌باشد.
Text Length: در این حالت بر روی تعداد کارکتری که از سوی کاربر درون سلول وارد میشود محدودیت وارد میشود.
Custome: این حالت پیشرفته به کاربر اجازه میدهد با استفاده از فرمول نویسی، هر گونه شرطی را تعریف نماید.
