0
09103042505

حذف داده تکراری

همواره داده تکراری منجر به ارائه گزارش نادرست میشود و حذف داده تکراری قبل از ارائه گزارش الزامی است.

در هنگام کار با منابع اطلاعاتی مختلف، یکی از مشکلات وجود داده های تکراری است که نتایج محاسبات را تغییر خواهد داد، برای رفع این مشکل در اکسل در تب Data دستور Remove Duplicate قرار داده شده که به راحتی داده های تکراری را حذف خواهد نمود، بدین منظور کافی است چند گام زیر طی شود:

برای مثال واحد منابع انسانی در لیست حقوق و دستمزد زیر میخواهد افراد تکراری را شناسایی کند و آنها را از لیست حذف نماید.

۱- ابتدا محدوده اطلاعات را انتخاب نموده. (در حالتی که درون جدول ردیف یا ستونی به صورت کامل خالی نباشد، میتوان به جای کل محدوده یک سلول را انتخاب کرد، در این حالت در گام بعدی، اکسل کل محدوده را تشخیص خواهد داد)

۲- از تب Data  دستور Remove Duplicate  را انتخاب نموده تا پنجره ذیل باز شود.

پنجره باز شده شامل دو قسمت الی می‌باشد که در قسمت اول لیست تمامی سر ستونها مشاهده میشود که کاربر میتواند هرکدام از آنها را جهت تعیین داده تکراری تیک بزند یا تیک آن را بردارد. و قسمت دوم در صورتی که هر ستون از داده ها عنوان داشته باشد تیک زده شود و در غیر این صورت تیک آن برداشته شود.

۳- در این مرحله کافی است در پنجره باز شده ستونهای مد نظر برای تعیین داده تکراری را انتخاب نمود، برای مثال در این مرحله اگر تنها “نام” را انتخاب نماییم بدین معنی است که اگر اسم یکسان بود داده تکراری است، لذا اکسل تمامی افراد با اسم علی را حذف نموده و تنها اولین رکورد با این اسم را نگه میدارد. در این حالت با وجود این که دو رکورد علی محمدی و علی احمدی متفاوت هستند، ولی به علت آنکه تنها ستون اسم تیک خورده است، از نظر اکسل آن دو تکراری شناخته میشوند، لذا بهتر است در این مرحله ستونهایی که یکتا هستند مثل کد پرسنلی را انتخاب نمود.